شروط كتابة التقرير

يحتاج العاملون في القطاعات المختلفة إلى تطوير وتقوية مهارات التّواصل فيما بينهم، ويعتبر التقرير أحد أهمّ هذه المهارات، ويندرج تحت قائمة التّواصل الكتابيّ، وقد أصبحت كتابة التقارير من المهارات المطلوبة والمهمة في الوقت الحاليّ، وعلى الرّغم من اختلاف الأقسام والمواقع التي يعمل بها النّاس إلّا أنّهم جميعاً بحاجة دائمة لكتابة التقارير المختلفة وتقديمها إلى المدراء، سواء كانواً طلاّباً أو موظّفين أو غير ذلك.

يعدّ التقرير إحدى الطرق الممتازة في تبادل المعلومات في الأقسام المختلفة، والمواقع المتنوّعة، كالمواقع التّجارية، والمؤسسّات الصحيّة والثقافيّة والسياسيّة والتعليميّة، كما يعد التقرير الملخّص والنتيجة النهائيّة لموضوع أو حدث معيّن، وغالباً يُكتب بعد الانتهاء من تنفيذ عمل ما وظهور النتائج، ويُمكن كتابته ورقيّاً أو باستخدام الأجهزة الإلكترونيّة المختلفة.

• تحضير التقرير: وفي هذه الخطوة يجب تحديد الموضوع الرئيسي للتقرير والنتائج المنتظرة، وتحديد الأشخاص الذين سيقرؤون التقرير، أو الفئة المعنية به، والفائدة المطلوبة من قراءته، والمعلومات والبيانات التي ينتظرها القارىء، واستخدام أساليب وطرق مُناسبة لتوصيل المعلومات والبيانات التي يحتويها التقرير.
• ترتيب التقرير وتنظيمه: في هذه الخطوة يتمّ تحديد الأفكار الرئيسيّة والفرعيّة للتقرير باستخدام ترتيب منطقيّ ومنظّم؛ فيجب أن تحتوي الصفحة الأولى عنوان التقرير، وتاريخ كتابته، وعدد الصفحات المكتوبة، والجهة المُستقبلة للتقرير، ومحتوياته؛ أي المواضيع التي يحتويها، والمراجع والملاحق الخاصّة به، وكتابة المقدّمة في الصفحة التالية، واحتياجات كتابة التقرير والأسباب الدافعة لإنجازه، كما يجب أن تشمل المقدّمة فكرة كاملة عن الأفكار الرئيسيّة التي يحتويها التقرير؛ لتقديم فكرة عامّة عن المحتويات.
• العرض: وفي هذه المرحلة يجب أن تُوضّح الأفكار الأساسيّة للتقرير، وتُكتب النقاط الأساسيّة والفرعيّة؛ أي ذكر جميع الحقائق والأحداث المعنيّة بأسلوب سلس وبسيط وواضح، ويحب كتابة البيانات بشكل كامل ومُناسب، كما يجب مراعاة الشموليّة، والتسلسل المرتّب والمنطقيّ، ويفضّل الاستعانة بالرسوم البيانيّة والتوضيحيّة والرجداول؛ التي تترك أثراً لدى القارىء.
• الخاتمة: يجب أن تتكوّن الخاتمة من جميع النتائج المطلوبة من القضيّة المطروحة في التقرير، كما يفضّل دمج بيانات التوصيّة مع الخاتمه باستخدام نفس العنوان، وتتكوّن التوصيات من مجموعة الأفكار المستقبليّة المطلوبة لإيجاد حلول لقضية معيّنة، ويجب أن تكون الخاتمة فقرة مختصرة وقصيرة ولا تتألّف من أي عنوان جديد.
• التصميم: يجب العناية بالتصميم واختيار لون وحجم ونوع مُناسب للخط، وعدم المبالغة في تزيين وعنونة صفحات التقرير وخاصّة في التقارير الرسميّة، ويفضّل الكتابة باللون الأسود والأوراق البيضاء لاحترام رسمية الأمر.